Räkna på vad den ensamma IT-ansvariga kostar er den dag hen säger upp sig.
All kunskap om er miljö sitter i ett huvud. Övningen visar vad ett avhopp kostar i stillestånd, återuppbyggnad och forcerad rekrytering.
Många medelstora bolag har en person som är IT-avdelningen. Hen sköter drift, support, säkerhet och de flesta besluten. Det fungerar, ända tills hen slutar.
Den här texten är en övning. Räkna med dina egna tal. Målet är att veta vad beroendet är värt innan du behöver veta det.
Steg ett: vad sitter bara i ett huvud
Lista de saker som ingen annan hos er kan göra utan hjälp. Återställa en server från backup. Lägga upp en ny plats i nätverket. Felsöka det gamla affärssystemet. Veta vilket avtal som gäller för vilken tjänst. Veta varför en viss lösning ser ut som den gör.
Skriv ner varje sådan uppgift. Skriv också ungefär hur ofta den behövs.
Det här är listan över vad som slutar fungera säkert den dag personen är borta.
Steg två: kostnaden för glappet
En senior IT-person med bred kännedom om en specifik miljö tar tid att ersätta. Räkna på ett rekryteringsförlopp på tre till sex månader. Lägg till en upplärningstid på ytterligare några månader, ofta utan att den som lär upp finns kvar.
Under den tiden går något långsammare eller står still. Sätt en siffra på det per månad. Tänk på förseningar i projekt, längre svarstider vid fel och beslut som skjuts upp för att ingen vågar ta dem.
Multiplicera månadskostnaden med antalet månader tills en ersättare är på plats och inne i miljön. Det är grundkostnaden för avhoppet.
Steg tre: kostnaden för att lösa det akut
När nyckelpersonen slutar blir lösningen ofta dyr och forcerad. En interimskonsult tas in med kort varsel till en högre kostnad än en anställd. En rekryterare kopplas in mot arvode. Kraven i annonsen sätts brett, för ni har inte tid att vara kräsna.
Räkna på interimskostnaden per månad gånger antalet månader. Lägg till rekryteringsarvodet, som ofta är en andel av årslönen. Lägg till din egen tid för intervjuer och upplärning, värderad som timmar du annars lagt på annat.
Steg fyra: det som inte kommer tillbaka
En del försvinner för gott. Odokumenterade lösningar som ingen längre förstår. Kontakter hos leverantörer som byggts under år. Kunskap om varför en sak är gjord på ett visst sätt, vilket gör att en efterträdare river upp beslut som var kloka.
Sätt ett värde på den återuppbyggnaden. Det blir en grov siffra. Ta den ändå med i summan.
Steg fem: lägg ihop och jämför
Summera de fyra delarna. Du har nu en siffra för vad ett avhopp kostar er.
Jämför den med kostnaden för att minska beroendet i förväg. Att skriva ner hur miljön hänger ihop. Att låta en senior person utifrån arbeta parallellt med er egen under en längre tid, så att kunskap finns på fler än ett ställe. Att göra det när ni väljer tidpunkt, inte när personen redan har sagt upp sig.
Den jämförelsen brukar landa åt ett håll.
Ett typfall
Ta ett bolag med runt 140 anställda. En person hade byggt och skött hela miljön i nio år. Hen slutade med tre månaders uppsägningstid för ett jobb närmare hemmet.
Under uppsägningstiden hann teamet dokumentera en bråkdel. Efterträdaren behövde ett halvår för att våga röra de äldre systemen. Två projekt pausades. En leverantör utnyttjade osäkerheten och höjde priset vid förnyelse.
Ingen enskild post var dramatisk. Tillsammans blev det en kostnad som hade räckt till att ha en extern senior person inne på deltid i flera år.
Vad varje månad av väntan kostar
Beroendet kostar redan idag, innan något avhopp skett. Personen tar sällan lång ledighet utan att vara nåbar. En vecka utan hen betyder att beslut skjuts upp och att risken vid ett fel är högre än vanligt.
Sätt en siffra på det. Uppskatta vad en vecka med personen borta redan nu kostar i uppskjutna beslut och ökad risk. Dela på fyra för en veckokostnad räknad per månad. Det är den ränta ni betalar varje månad för att kunskapen bara finns på ett ställe.
Lägg till en mänsklig post. Den som är ensam ansvarig är sällan riktigt ledig. Kvällar och semestrar avbryts av samtal. Det sliter, och det är en vanlig orsak till att just den personen till slut säger upp sig. Då byter kostnaden karaktär från ränta till förlust.
Varför det sällan blir gjort
De flesta ser risken. Ändå ligger den kvar år efter år.
Skälet är inte att ingen förstår problemet. Skälet är att arbetet med att sprida kunskapen aldrig är akut just idag. Det finns alltid en incident, en användare eller ett projekt som skriker högre.
Så länge nyckelpersonen är kvar känns det som att det kan vänta. Den dagen hen lämnar in sin uppsägning är det för sent att förbereda.
Gör övningen den här veckan. Sätt siffran på papper och visa den för ledningen. Ett beroende som ingen har räknat på är lätt att skjuta upp. Ett beroende med ett pris är svårare att blunda för.